Informativa Privacy

Categorie di Dati Personali trattati

Il Titolare tratta le seguenti tipologie di Dati Personali forniti volontariamente dall'Interessato:

• Dati di contatto: nome, cognome, indirizzo, e-mail, telefono, immagini, credenziali di autenticazione, eventuali ulteriori informazioni inviate dall'Interessato, ecc.

Il mancato conferimento da parte dell'Interessato dei Dati Personali per i quali sussiste l'obbligo legale, contrattuale o qualora costituiscano requisito necessario per la conclusione del contratto con il Titolare, comporterà l'impossibilità del Titolare di instaurare o proseguire il rapporto con l'Interessato.

L'Interessato che comunichi al Titolare Dati Personali di terzi è direttamente ed esclusivamente responsabile della loro provenienza, raccolta, trattamento, comunicazione o diffusione.

Cookie e tecnologie simili

Non vengono utilizzati cookie di profilazione, di marketing o di analisi statistica, né sistemi di tracciamento degli Interessati a fini pubblicitari o di misurazione dell'audience. L'Applicazione impiega esclusivamente strumenti tecnici, necessari alla navigazione sicura ed efficiente e alla protezione da abusi, e precisamente:

• Archiviazione locale nel browser (localStorage e IndexedDB) per mantenere la sessione autenticata, la lingua scelta e una copia temporanea dei dati già visualizzati, così da non doverli richiedere di nuovo al server a ogni pagina. Questi dati restano sul dispositivo dell'Interessato e non vengono trasmessi a terzi.
• Google reCAPTCHA Enterprise / Firebase App Check (Google Ireland Limited), strumento di sicurezza che verifica che le richieste provengano dall'applicazione legittima e non da software automatizzato. Comporta l'impostazione di un cookie tecnico di terza parte del dominio google.com con durata fino a sei mesi e il trattamento di dati tecnici del dispositivo da parte di Google. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dell'Applicazione (art. 6(1)(f) GDPR); l'informativa di Google è disponibile su policies.google.com/privacy.

L'Interessato può cancellare in qualsiasi momento cookie e archiviazione locale dalle impostazioni del proprio browser; la disattivazione degli strumenti di sicurezza può impedire l'accesso all'Applicazione.

Base giuridica e finalità del trattamento

Il trattamento dei Dati Personali è necessario:

1. per l'esecuzione del contratto con l'Interessato e precisamente:
   1. adempimento di ogni obbligo derivante dal rapporto precontrattuale o contrattuale con l'Interessato;
   2. registrazione e autenticazione dell'Interessato: per consentire all'Interessato di registrarsi sull'Applicazione, accedere ed essere identificato anche tramite piattaforme esterne;
   3. supporto e contatto con l'Interessato: per rispondere alle richieste dell'Interessato.
2. per obbligo di legge e precisamente:
   1. l'adempimento di qualunque obbligo previsto dalle vigenti normative, leggi e regolamenti, in particolare in materia tributaria e fiscale.

I Dati Personali dell'Interessato possono inoltre essere utilizzati dal Titolare per tutelarsi in giudizio avanti le sedi giudiziarie competenti.

Modalità di trattamento e destinatari dei Dati Personali

Il trattamento dei Dati Personali viene effettuato mediante strumenti cartacei e informatici con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e mediante l'adozione di adeguate misure di sicurezza.

I Dati Personali sono trattati esclusivamente da:

• persone autorizzate dal Titolare del trattamento dei Dati Personali che si sono impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
• soggetti che operano in autonomia come distinti titolari del trattamento o da soggetti designati quali responsabili del trattamento dal Titolare al fine di svolgere tutte le attività di trattamento necessarie a perseguire le finalità di cui alla presente informativa (ad esempio, partner commerciali, consulenti, società informatiche, fornitori di servizi, hosting provider);
• soggetti o enti a cui è obbligatorio comunicare i Dati Personali per obbligo di legge o per ordine delle autorità.

I soggetti sopra elencati sono tenuti a utilizzare le garanzie appropriate per proteggere i Dati Personali e possono accedere solo a quelli necessari per eseguire i compiti a loro assegnati.

Alla data di pubblicazione della presente informativa, i fornitori che trattano Dati Personali per conto del Titolare, in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sono:

• Google Ireland Limited e le altre società del gruppo Google che erogano i servizi Google Cloud Platform e Firebase: ospitano l'Applicazione, la banca dati, i documenti caricati e le copie di sicurezza, conservano le chiavi di accesso nell'archivio protetto Secret Manager, gestiscono l'accesso degli utenti (Firebase Authentication), verificano l'integrità delle richieste (reCAPTCHA Enterprise e App Check), recapitano le notifiche push ed erogano il servizio di intelligenza artificiale Vertex AI descritto alla sezione 10. Dove avviene il trattamento, servizio per servizio, è scritto alla sezione 05;
• Resend (Plus Five Five, Inc., società con sede negli Stati Uniti): spedisce le email dell'Applicazione, cioè gli inviti, le notifiche, i messaggi di verifica dell'indirizzo e di reimpostazione della password e, quando l'Interessato non li spedisce da una propria casella collegata, i documenti e i messaggi che fa partire verso clienti e fornitori. Riceve inoltre le risposte a quei messaggi e, se l'organizzazione la attiva, la posta indirizzata alla casella dell'organizzazione dentro l'Applicazione. Tratta quindi gli indirizzi di mittenti e destinatari, l'oggetto, il testo, gli allegati e gli esiti di consegna. L'invio parte dalla regione europea del fornitore (Irlanda), ma il fornitore tratta e conserva questi dati anche negli Stati Uniti: il trasferimento e le sue garanzie sono descritti alla sezione 05.

Al di fuori dei soggetti sopra indicati, dei destinatari che l'Interessato stesso sceglie quando spedisce un documento o un messaggio dall'Applicazione, dei servizi che l'Interessato o la sua organizzazione collegano volontariamente all'Applicazione (i servizi Google descritti alla sezione 08; le caselle di posta, i calendari e gli archivi di altri fornitori, come Microsoft; Fatture in Cloud) e dei casi di obbligo di legge o di ordine dell'autorità, i Dati Personali non sono comunicati, trasferiti o ceduti a terzi. I Dati Personali non sono in alcun caso venduti, né utilizzati per finalità pubblicitarie.

I Dati Personali non verranno diffusi indiscriminatamente in alcun modo.

Luogo

Che cosa resta nell'Unione Europea. La banca dati, i documenti caricati e le copie di sicurezza sono conservati su infrastruttura di Google situata in Italia (regione di Milano). I servizi server dell'Applicazione sono eseguiti nell'Unione Europea e le elaborazioni dell'assistente di intelligenza artificiale avvengono su endpoint situati nell'Unione Europea (sezione 10).

Che cosa è trattato anche fuori dall'Unione Europea. Due trattamenti comportano un trasferimento di Dati Personali verso gli Stati Uniti:

• le email. Resend (Plus Five Five, Inc.) spedisce dalla propria regione europea (Irlanda), ma il suo contratto di trattamento dichiara che le sue operazioni principali si svolgono negli Stati Uniti, e la sua documentazione che i dati del servizio (metadati dei messaggi, registri) sono conservati negli Stati Uniti qualunque sia la regione di invio; si avvale inoltre di sub-responsabili con sede negli Stati Uniti. Riguarda i dati indicati alla sezione 04: indirizzi di mittenti e destinatari, oggetto, testo, allegati ed esiti di consegna;
• l'accesso all'Applicazione. Il servizio di Google che gestisce l'accesso degli utenti (Firebase Authentication) tratta i dati esclusivamente negli Stati Uniti, secondo la documentazione di Google. Riguarda i dati dell'account di accesso (indirizzo e-mail, password, eventuale secondo fattore) e i dati tecnici della connessione (indirizzo IP, tipo di browser o di dispositivo).

Per altri servizi di Google il Titolare non può scegliere il luogo del trattamento: la distribuzione delle pagine dell'Applicazione, la verifica dell'integrità delle richieste (App Check e reCAPTCHA Enterprise) e il recapito delle notifiche push al browser e all'applicazione mobile operano sull'infrastruttura globale di Google e possono trattare anche fuori dall'Unione Europea dati tecnici, come l'indirizzo IP, e il testo delle notifiche. Secondo il dispositivo, una notifica push passa anche dal servizio di notifica del produttore del browser o del telefono (per esempio Apple).

Con quali garanzie. Per gli Stati Uniti la Commissione europea ha adottato una decisione di adeguatezza (art. 45 GDPR) che vale per le organizzazioni aderenti all'EU-U.S. Data Privacy Framework: Plus Five Five, Inc. (Resend) e Google LLC dichiarano di aderirvi. I contratti di trattamento dei due fornitori prevedono inoltre le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (decisione 2021/914; art. 46, paragrafo 2, lettera c, GDPR) per i trasferimenti verso Paesi privi di una decisione di adeguatezza. L'Interessato può chiedere una copia di queste garanzie, o l'indicazione di dove consultarle, scrivendo al contatto privacy indicato in testa a questa informativa.

I servizi che l'Interessato o la sua organizzazione collegano di propria scelta all'Applicazione (sezione 04) trattano i dati dove li tratta il loro fornitore: il Titolare non ne sceglie il luogo.

I fornitori sono elencati per nome alla sezione 04.

Periodo di conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario ad adempiere alle finalità per le quali sono stati raccolti, in particolare:

• per finalità relative all'esecuzione del contratto tra il Titolare e l'Interessato, saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione, per il periodo di prescrizione ordinario pari a 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all'esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione;
• per finalità relative al legittimo interesse del Titolare, saranno conservati fino al compimento di tale interesse;
• per l'adempimento di un obbligo di legge, per ordine di un'autorità e per la tutela in giudizio, saranno conservati nel rispetto delle tempistiche previste da detti obblighi, normative e comunque sino al compimento del termine prescrizionale previsto dalle norme in vigore;
• per finalità basate sul consenso dell'Interessato, saranno conservati sino alla revoca del consenso.

Al termine del periodo di conservazione, tutti i Dati Personali saranno cancellati o conservati in una forma che non consenta l'identificazione dell'Interessato.

Diritti dell'Interessato

Gli Interessati possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati Personali trattati dal Titolare. In particolare, l'Interessato ha il diritto di:

• essere informato sul trattamento dei propri Dati Personali;
• revocare il consenso in ogni momento;
• limitare il trattamento dei propri Dati Personali;
• opporsi al trattamento dei propri Dati Personali;
• accedere ai propri Dati Personali;
• verificare e chiedere la rettifica dei propri Dati Personali;
• ottenere la limitazione del trattamento dei propri Dati Personali;
• ottenere la cancellazione dei propri Dati Personali;
• trasferire i propri Dati Personali ad altro titolare;
• proporre reclamo all'autorità di controllo della protezione dei propri Dati Personali e/o agire in sede giudiziale.

Integrazioni con i servizi Google

L'Applicazione offre, in via facoltativa, il collegamento a tre servizi di Google LLC. Il collegamento avviene solo su richiesta: l'Interessato collega il proprio Google Calendar e la propria casella Gmail; l'amministratore dell'organizzazione collega il Google Drive aziendale. In ogni caso è Google a chiedere il consenso, mostrando i permessi richiesti, e il collegamento si può revocare in qualsiasi momento dall'Applicazione o dalla pagina myaccount.google.com/permissions.

Per ciascun servizio l'Applicazione chiede il permesso più ristretto disponibile e lo usa solo per l'azione che l'Interessato compie:

• Google Calendar: crea sul calendario dell'Interessato gli eventi con le scadenze che egli sceglie di mettere in agenda. L'Applicazione non legge gli appuntamenti esistenti.
• Google Drive: salva i documenti che l'utente sceglie di archiviare, in una cartella dedicata. L'Applicazione può accedere solo ai file creati da essa e non vede il resto del Drive.
• Gmail: spedisce dalla casella dell'Interessato i messaggi che egli fa partire dall'Applicazione (per esempio un documento come un'offerta, o la risposta a un cliente). L'Applicazione può soltanto inviare: non legge la posta.

Da Google l'Applicazione riceve anche l'indirizzo e-mail dell'account collegato, per mostrare all'utente quale account è in uso, e le chiavi di accesso necessarie a compiere le azioni sopra descritte. Le chiavi sono conservate in un archivio protetto separato dai dati di prodotto, accessibile solo ai servizi server dell'Applicazione, e vengono cancellate quando il collegamento viene revocato. La base giuridica è l'esecuzione del contratto su richiesta dell'Interessato (art. 6(1)(b) GDPR).

Con chi sono condivisi i dati ricevuti dalle API di Google. I dati ricevuti dalle API di Google — l'indirizzo dell'account collegato, le chiavi di accesso e i contenuti che l'Interessato fa partire dall'Applicazione — sono trattati esclusivamente da: (a) i servizi server dell'Applicazione; (b) Google Ireland Limited (Google Cloud Platform e Firebase), in qualità di responsabile del trattamento, per l'esecuzione dei servizi server dell'Applicazione e la conservazione delle chiavi di accesso, su infrastruttura situata nell'Unione Europea; (c) i destinatari che l'Interessato stesso indica quando spedisce un'email dall'Applicazione. Non sono condivisi, trasferiti o resi accessibili ad altri terzi, compresi fornitori di modelli di intelligenza artificiale (sezione 10), salvo obbligo di legge o ordine dell'autorità. Le misure di protezione applicate a questi dati sono descritte alla sezione 09.

I dati ricevuti dalle API di Google non sono venduti, non sono usati per pubblicità, non sono usati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale e non sono letti da persone, salvo consenso esplicito dell'Interessato, esigenze di sicurezza o obbligo di legge. L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Uso limitato.

Pyxplan's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Sicurezza dei Dati Personali

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i Dati Personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione e divulgazione, con particolare riguardo alle categorie di dati più delicate: le credenziali di accesso, le chiavi rilasciate dai servizi collegati (sezione 08) e i documenti aziendali caricati nell'Applicazione.

• Cifratura in transito: l'Applicazione è raggiungibile esclusivamente su HTTPS e ogni comunicazione fra il dispositivo dell'Interessato, i servizi del Titolare e i servizi collegati avviene con protocollo TLS 1.2 o superiore.
• Cifratura a riposo: la banca dati, i documenti caricati e le copie di sicurezza sono cifrati a riposo (AES-256) dai servizi di Google Cloud che li ospitano.
• Chiavi di accesso ai servizi collegati: sono conservate in Google Cloud Secret Manager, un archivio cifrato e separato dai dati di prodotto, leggibile soltanto dai servizi server dell'Applicazione tramite identità di servizio dedicate. Non sono mai inviate al browser o all'applicazione mobile, non compaiono nell'interfaccia e non vengono scritte nei registri tecnici.
• Controllo degli accessi: autenticazione degli utenti con Firebase Authentication; permessi per ruolo verificati dal server a ogni richiesta; separazione dei dati per organizzazione; verifica dell'integrità delle chiamate con App Check; principio del minimo privilegio per le utenze tecniche. L'accesso amministrativo del personale del Titolare è nominativo, limitato a chi ne ha necessità e registrato nei log della piattaforma.
• Nessuna lettura umana dei contenuti provenienti dai servizi collegati, salvo consenso esplicito dell'Interessato, esigenze di sicurezza o obbligo di legge. Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate alla riservatezza.
• Cancellazione: alla revoca di un collegamento, l'Applicazione restituisce l'autorizzazione al servizio di origine e cancella definitivamente le relative chiavi dall'archivio protetto. Per il resto dei Dati Personali valgono i termini della sezione 06.

Intelligenza artificiale e Dati Personali

L'Applicazione include un assistente di intelligenza artificiale (Pyx) che aiuta a configurare il sistema, preparare bozze di documenti e rispondere a domande sui dati dell'organizzazione. I modelli sono erogati esclusivamente da Google Cloud Vertex AI (Google Ireland Limited), famiglia di modelli Gemini, su endpoint situati nell'Unione Europea, nell'ambito di un piano a pagamento i cui termini di servizio escludono l'utilizzo dei dati del cliente per addestrare o migliorare i modelli del fornitore.

Il Titolare non utilizza altri fornitori di intelligenza artificiale, né aggregatori, gateway o intermediari di modelli, né servizi gratuiti o per consumatori. I Dati Personali trattati nell'Applicazione non sono usati per creare, addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale, né dal Titolare né dal fornitore, in forma grezza, aggregata, anonimizzata o derivata.

I dati ricevuti dalle API di Google non sono mai inviati ad alcun modello di intelligenza artificiale. Le integrazioni Google dell'Applicazione operano in sola scrittura: Gmail soltanto per spedire i messaggi che l'Interessato fa partire, Google Calendar soltanto per creare gli eventi che l'Interessato sceglie, Google Drive soltanto per caricare i file creati dall'Applicazione. Dai servizi Google non entrano quindi nell'Applicazione contenuti di posta, appuntamenti o file, e nulla di ciò che l'Applicazione invia a Google viene riutilizzato per l'addestramento di modelli.

Pyxplan uses Google Cloud Vertex AI (Gemini models) on European endpoints as its only AI provider, under a paid plan whose terms exclude the use of customer data to train or improve the provider's models. Pyxplan uses no other third-party AI service, aggregator, gateway or model hub. Google Workspace API user data is never sent to any AI/ML model: the Gmail, Calendar and Drive integrations are write-only (send a message the user triggers, create an event the user picks, upload a file the app created), so no mail content, calendar entries or Drive files ever enter the application. Google user data — raw, aggregated, anonymised or derived — is never used to develop, train or improve foundational or generalised machine learning or artificial intelligence models.